Folletos Divulgativos, Ponencias Y Cursos

En las oficinas municipales existen gran número de folletos divulgativos, es documentación de entrada, que se recibe procedente de otros organismos de la Administración y de empresas privadas.
Generalmente se archivan correspondencia. Hay quien no los quiere en los archivos con el pretexto de que no es acertado tenerlos junto con el resto de la documentación por su tamaño y por la posible
pérdida de la información que contienen. Pero esta razón no es de ningún modo suficiente, si fuera por tamaño, qué diríamos de los planos, de los bocetos de concursos que se convocan y que se archivan en los ayuntamientos, por ejemplo.

Otro caso característicos son las Ponencias de los Congresos o de la documentación que procede de los cursos a los que asisten los empleados, en el caso de los ayuntamientos, empleados públicos, que
suelen pasar a formar parte de los archivos personales. Esta documentación debe archivarse
por áreas de trabajo de manera que la información esté al alcance de quien la necesite o de los propios interesados.

A los folletos divulgativos que se reciben suelen compañar un oficio o saluda. Hay quienes piensan que solamente estos oficios o saludas son los documentos que deben archivarse como correspondencia, pero no es así, puesto que estaríamos recortando información, dando pie a que se puedan entender cosas distintas porque la denominación de una actividad puede tener la misma intitulación. Son estos últimos

De seguir ese procedimiento, en el oficio puede insertarse una referencia que indique dónde se ha colocado el folleto. Hay que tener en cuenta que los Ayuntamientos, por ejemplo, estos folletos se reciben en más de una oficina, en muchas ocasiones por razones de cortesía, más que por el contenido informativo que aporten.

De no archivarlos junto a la documentación de archivo, sería recomendable el uso de estanterías abiertas o librerías y revisteros que faciliten el rápido acceso a los documentos.

Los revisteros deberán llevar una cartela o etiqueta en la que conste la materia de la que tratan los folletos en ella archivados.

El uso de revisteros de colores diferentes facilita la identificación.

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